Eingeladen und stimmberechtigt sind alle im Kanton wohnhaften Menzinger Bürgerinnen und Bürger über 18 Jahre. Sie erhalten die Einladungsbroschüre mit der Traktandenliste jeweils per Post zugeschickt. An der Versammlung wird über die wichtigsten Geschäfte befunden, wie Jahresrechnung und Budget etc. Zudem werden den Neubürgerinnen und -​bürgern die Bürgerrechtsurkunden überreicht. Im Anschluss an die Versammlung folgt ein Bildervortrag zum Thema 'Häuser in Menzingen - einst und heute' von Karl Bumbacher. Danach sind die Anwesenden zu einem Apéro im gemütlichen Rahmen eingeladen.